この記事では、以下のような疑問を解消することができます。
「VBAを業務で活用できるレベルになるには何を勉強すれば良いだろうか？」
「VBAを学ぶためには何から始めれば良いのだろうか？」
この記事のテーマはExcelマクロ・VBAで業務効率化を実現するための流れをつかむことです。
さっそくですが、ロードマップは以下の通りです。
- 【事前知識】VBAでできることを理解する
- 【目標設定】効率化する業務の一つを選ぶ
- 【業務棚卸】目標に設定した業務を棚卸する
- 【環境構築】VBAの環境構築する
- 【知識習得】棚卸した内容を勉強する
- 【作業実施】自動化に向けてプログラムを書く
前置き
まずこれからVBAの学習を進める人のために前置きとして少しお話します。VBAは他のプログラミング言語同様に知識の幅がとてつもなく広いです。そのため、全ての構文を覚えることは不可能です。
では、業務で実際に取り入れている人はどのようにしてVBAを活用しているのか？
回答・・・ネットや書籍で調べながら活用している
ここで重要となることは、何を調べれば良いかを判断できる能力です。情報があふれる現代ではどれだけ上手く情報を得られるかが重要となってきます。
この記事では、VBAを通じた業務効率化を実現するためのロードマップとして6つの手順を紹介しています。
そのため、この記事を読めばVBAで行う業務効率化を実現するための流れをイメージできるようになります。
【事前知識】VBAでできることを理解する
まずは、VBAを活用するにあたり、VBAで何ができるのかを把握しておくことが重要です。
VBAで何ができるかですが、正直言ってできないことを探す方が難しいと言えるくらいプログラム次第で何でもできます。
少し例を挙げるだけでも以下の事ができます。
- Excel操作全般
- 他アプリケーションの操作
- フォルダ・ファイルの作成
- Webページの情報をExcelに転記
まずは、普段Excelで操作していることは全部自動化できると考えておきましょう。
参考として、VBAでできることとして、以下の記事も一読してみてください。
VBAを活用して自動クロス集計【Excelマクロとピボットテーブルの応用術】
この記事では、VBAを活用してピボットテーブルを自動で動かし、複数のクロス集計表を作成し、デザインを整える方法まで紹介しています。Excelマクロを活用した業務効率化を目指している人はぜひ参考にしてください。
【Excelマクロ応用術】VBAで文字数が一番多い列幅で複数列を自動調整する方法
この記事では、複数列の中で一番文字数の大きい列幅に合わせる方法を紹介しています。Excelマクロ・VBAの応用編として少し難しいですが、ぜひ参考にしてみてください。
【目標設定】効率化する業務の一つを選ぶ
次に、目標設定をしましょう。一概に業務を効率化すると言っても、たくさんの業務があるかと思います。
まずは、どの作業を効率化するのか一つ業務を選択して、目標としてください。プログラムを書いて、実行してテストするという流れを繰り返すため、想像しているよりも時間がかかることが多いです。初心者はできるだけ短い時間で済む業務を設定しましょう。
一つ一つの業務を順番に効率化していく上で、たくさんのVBAのプログラムを調べることになります。そのため、効率化を進めていくことで、知識も蓄積することに繋がります。
【作業確認】目標に設定した業務を棚卸する
次は、目標として設定した業務の作業の棚卸をしましょう。作業の棚卸では、できるだけ細分化することが重要です。
Excelでの業務を棚卸する場合、メモに箇条書きで良いので、書いておきましょう。
書き方は、以下のような感じで良いかと思います。
- ○○セルに○○を入力
- ○○をコピー
- コピーしたデータを○○に値貼り付け
- ○○フォルダに○○.xlsxとして保存
これだけでも、以下のようにどのようなプログラムが必要となるのかがわかります。
- 〇〇セルに○○を入力 → 文字の入力
- ○○をコピー → コピー
- コピーしたデータを○○に値貼り付け → 値貼り付け
- ○○フォルダに○○.xlsxとして保存 → 該当フォルダへ名前を付けて保存
このように作業を棚卸をすることで、何を勉強すれば良いのかをリスト化することができます。
【環境構築】VBAの環境構築する
何を勉強すれば良いかがわかったところで、次にVBAを使用できるように環境構築をしましょう。
VBAはRubyやPythonなどの言語に比べて、とても簡単に環境構築することができます。
手順としては、以下の通りです。
- 「開発」タブの表示
- コードエディタの表示
- マクロ実行画面の表示
詳しくは、以下の記事を参考にしてください。
VBAの環境構築の方法をまとめました
この記事では、Excelマクロ・VBAを使い始めるための環境構築の方法をまとめています。これからVBAを活用したい方はぜひ参考にしてください。
【知識習得】棚卸した内容を学ぶ
環境構築ができて、プログラムを書く準備ができましたら棚卸した内容を学んでいきましょう。
VBAの勉強方法としては、主に以下の2点があります。
- ネット検索
- 書籍
ネット検索
ExcelやVBAの知識は他のプログラム言語よりも身近であることから、ネット上で多くの人が参考プログラムを挙げてくれています。このブログでも多くのVBAのプログラムを紹介しているので、参考にしてください。
GoogleやYahoo!で検索を行えば、たいていのことは答えが見つかるはずです。検索としては、「VBA コピー」「VBA 値貼り付け」等で検索すると良いでしょう。
書籍
ネットで多くのプログラムが書いているものの、書籍の方が説明が丁寧でわかりやすいです。そのため、1冊は書籍を持っていても良いかもしれません。
以下おすすめの書籍ですので、どちらか1冊は参考書としてお手元に置いておいても良いかと。
【作業実施】自動化に向けてプログラムを書く
最後に、学んだ知識を活かしてプログラムを書けば業務効率化の実現です。ここで重要となるのが、何度も動作確認を繰り返すことです。
棚卸した作業ごとにプログラムを書いて、動作確認をするということを心がけましょう。
一気にプログラムを全て書いてしまうと、どこかで間違えていた場合に、書き直さないといけないところがたくさん出てしまったりするためです。一つ一つのプログラムにミスがないことを確認しながら進めましょう。
最後のプログラムを書く工程は、何度も成功と失敗を繰り返すところですので、一番根気が必要なところとなります。
以上、VBAで業務効率化を実現するまでのロードマップ、6つの手順でした。最後にもう一度、ロードマップを紹介しておきます。
- 【事前知識】VBAでできることを理解する
- 【目標設定】効率化する業務の一つを選ぶ
- 【業務棚卸】目標に設定した業務を棚卸する
- 【環境構築】VBAの環境構築する
- 【知識習得】棚卸した内容を勉強する
- 【作業実施】自動化に向けてプログラムを書く
